Mit dem Start ins Jahr 2025 steht eine bedeutende Veränderung in der deutschen Unternehmenslandschaft bevor: die verpflichtende E-Rechnung. Insbesondere für Veranstaltungsplaner und Marktbetreiber, die bisher Rechnungen in Word oder Excel erstellt haben, ist es höchste Zeit, sich mit den neuen Anforderungen auseinanderzusetzen. Diese klassischen Formate erfüllen nicht mehr die rechtlichen Vorgaben, die ab dem 1. Januar 2025 in Kraft treten. Stattdessen werden strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD vorgeschrieben.
Der rechtliche Hintergrund
Ab 2025 wird es für Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend, Eingangsrechnungen elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es eine Übergangsfrist bis Ende 2026. Während dieser Zeit dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte Formate wie PDF verwenden – allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Für kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro verlängert sich diese Frist sogar bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 gilt dann ausnahmslos die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich. Alle Rechnungen müssen ab diesem Zeitpunkt den Anforderungen der XRechnung oder ZUGFeRD-Formate entsprechen.
Warum Word- und Excel-Rechnungen nicht mehr ausreichen
Für viele Veranstaltungsplaner, die bisher auf manuelle Rechnungsstellung in Word, Excel und PDFs gesetzt haben, bedeutet die E-Rechnungspflicht eine spürbare Umstellung. Diese klassischen Formate erfüllen nicht mehr die neuen Anforderungen an Struktur und Lesbarkeit. Doch die Pflicht zur Umstellung bietet auch eine Chance, die eigenen Prozesse zu optimieren. Denn das Erstellen von Rechnungen in Word oder Excel war nie besonders effizient – ständiges Eingeben von Daten, wiederholtes Kopieren und Einfügen und das ständige Risiko, Fehler zu übersehen. Besonders bei großen Veranstaltungen mit vielen Rechnungen wird dieser Aufwand schnell unüberschaubar.
Der digitale „Wink mit dem Zaunpfahl“ der neuen Gesetzgebung ist somit eine gute Gelegenheit, auf eine Softwarelösung umzusteigen, die E-Rechnungen im richtigen Format erstellt und versendet. Diese Umstellung erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern erleichtert auch die tägliche Arbeit erheblich.
Marktmeister Pro: Die perfekte Lösung für Veranstaltungsplaner
Für Veranstaltungsplaner, die ihre Prozesse effizienter gestalten möchten, bietet Marktmeister Pro eine ideale Lösung. Die Software ist speziell auf die Prozesse der Veranstaltungsplanung ausgelegt und individuell auf die eigenen Berechnungsgrundlagen konfigurierbar.
Rechnungen können in Marktmeister Pro ganz einfach und effizient via Stapelverarbeitung erstellt werden. Das bedeutet, dass Veranstaltungsplaner nicht mehr jede einzelne Rechnung manuell anlegen müssen. Stattdessen können sie mehrere Rechnungen gleichzeitig erzeugen.
Mit der Software werden Rechnungen nicht nur im ZUGPFERD oder XRechnungs-Format erstellt, sondern auch über eine Outlook-Schnittstelle direkt an den richtigen Empfänger geschickt. Dieser Vorgang geschieht dabei vollständig automatisiert – der Veranstaltungsplaner muss sich also nicht mehr um den Versand kümmern. Alle E-Mails werden mit einem Knopfdruck automatisch generiert und versendet, einschließlich der passenden Anhänge und individuellen E-Mailtext. Dadurch entfällt der manuelle Aufwand, und Fehler durch falsche Empfänger oder unvollständige Adressdaten werden minimiert.
Zudem wird der gesamte Versandprozess protokolliert. So haben Veranstaltungsplaner jederzeit eine übersichtliche Dokumentation darüber, welche Rechnungen wann an wen verschickt wurden. Dies sorgt nicht nur für mehr Transparenz, sondern auch für eine lückenlose Nachverfolgbarkeit und erhöht die Sicherheit im Umgang mit den Rechnungsdaten. Auch eine Integration in etablierte Buchungssysteme ist möglich.
Vorteile der Rechnungserstellung mit Marktmeister Pro
- Rechtskonformität: Marktmeister Pro sorgt dafür, dass alle Rechnungen den neuen gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung entsprechen.
- Automatisierung des gesamten Prozesses: Vom Erstellen der Rechnung bis hin zum Versand an den richtigen Empfänger – alles läuft automatisch ab. Auch die Erstellung und der Versand der E-Mails.
- Protokollierung und Nachverfolgbarkeit: Alle Rechnungen werden protokolliert, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, welche Rechnung an wen und wann verschickt wurde.
- Zeitersparnis: Durch die Automatisierung sinkt der manuelle Aufwand erheblich – der gesamte Prozess wird effizienter und schneller.
- Effiziente Integration: Die flexible Handhabung der Rechnungsnummernkreise ermöglicht eine einfache Integration in bestehende Buchhaltungssysteme.
- Verringerte Fehleranfälligkeit: Automatisierte Prozesse minimieren Fehlerquellen, die bei manueller Eingabe häufig auftreten.
Fazit: Der richtige Zeitpunkt für den Umstieg
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 ist der ideale Anlass für Veranstaltungsplaner, ihre Prozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Mit Marktmeister Pro haben Sie eine leistungsstarke Verwaltungssoftware an der Hand, die nicht nur alle rechtlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch die Arbeitsabläufe erheblich vereinfacht. Der Umstieg auf eine solche Software ist jetzt besonders wichtig, um die bevorstehenden Änderungen frühzeitig zu integrieren und von den Vorteilen einer digitalen, automatisierten Rechnungsstellung zu profitieren.
Kontaktieren Sie jetzt das Marktmeister-Pro-Team für mehr Informationen.
Mit Marktmeister Pro automatisieren Sie nicht Ihre Rechnungsabläufe, Bildquelle: @lepetitpatte
