Für die Verwaltung ihrer traditionsreichen Kram- und Viehmarkt-Lotterie geht die Gemeinde Bad Arolsen neue Wege: Ab sofort setzen die Planungsverantwortlichen für das größte Volksfest Nordhessens auf die Tombola-Funktion ihrer Planungssoftware Marktmeister Pro.
Konzept der Kram- und Viehmarkt-Lotterie
„Unsere beliebte Kram- und Viehmarkt-Lotterie ist eine typische Tombola“, erklärt Tom Schäfer aus dem Fachbereich Touristik-Service und Kultur. „Im Vorhinein verkaufen wir 20.000 Lose – der Käufer erhält sein Los, das Gegenstück landet in der Lostrommel. Wir erwerben 200 Preise von unterschiedlichen Lieferanten, die jeweils eine Gewinnnummer erhalten. Am Veranstaltungstag wird für die einzelnen Gewinnnummern unter den Augen des Publikums und notarieller Beglaubigung nach und nach ein Los gezogen.“
In der Regel stellen Lieferanten oder Sponsoren dabei ein bestimmtes Gewinn-Kontingent, z.B. eine bestimmte Anzahl an Gutscheinen, zur Verfügung. „Die Gewinnnummer 1 ist natürlich für den Hauptgewinn vorgesehen. Aber um Spannung innerhalb der weiteren Verlosung aufzubauen, möchte ich als Veranstalter natürlich nicht, dass alle Preise eines Lieferanten hintereinander verlost werden, sondern gut gemischt sind“, so Schäfer.
Lieferantenmanagement
Gleichzeitig benötigen die Veranstaltungsplaner eine klare Übersicht, welche Preise von welchem Lieferant zur Verfügung gestellt werden. Der Lieferant wiederum möchte wissen, an welcher Stelle in der Tombola seine Preise verlost werden.
Integration Tombola-Funktion ins eingesetzte Fachverfahren Marktmeister Pro.
Zur Verschlankung der IT-Struktur wurde das Bad Arolsener Tombola-Modell nun in die Planungssoftware Marktmeister Pro integriert. Das Fachverfahren befindet sich bereits seit einigen Jahren im bewährten Einsatz. Der Vorteil für die Veranstaltungsplaner liegt klar auf der Hand: Statt auf mehrere Softwarelösungen zurück zugreifen, haben sie all ihre Planungspunkte in einer Software abgebildet. Während die Software bereits die allgemeine Planungsabwicklung inklusive grafischer Planung unterstützt, hilft das neue Tombola-Zusatzmodul den Organisatoren fortan bei der Vorbereitungen für die Lotterie.
Ein Blick ins Fachverfahren
Zunächst werden die Lieferanten samt ihrer Adress- und Kontaktdaten einmalig hinterlegt. Dann werden in einer Liste die einzelnen Preise der Lieferanten eingegeben, sodass der Planungsverantwortliche eine gute Übersicht erhält. Sind alle Gewinne eingegeben, kann der der Planungsverantwortliche mit einem Knopfdruck allen eingetragenen Preisen eine Gewinnnummer per Zufallsprinzip zuordnen. Die zugeordneten Gewinnnummern sind so je Lieferant durchmischt.
Die so kreierte Liste kann entweder nach laufender Nummer, nach Lieferant oder nach Gewinnnummer sortiert werden, sodass jederzeit eine gute Übersicht gegeben ist. Die Lieferantenberichtsfunktion wiederum ermöglicht es, dass je Lieferant eine individuelle Liste erstellt wird.
Die Integration der Tombola-Funktion in Marktmeister Pro ist ein gelungenes Beispiel dafür, wie moderne Technologie den Verwaltungsaufwand traditioneller Klassiker reduzieren kann. Bad Arolsen setzt damit ein Zeichen für innovative Lösungen im Veranstaltungsmanagement.
