Markt- und Eventplaner:innen befinden sich auf einer nie endenden Reise der Veranstaltungsoptimierung. Die fotografische Dokumentation der Veranstaltung spielt dabei eine entscheidende Rolle: Denn sie hilft aus Erfahrungen zu lernen und künftige Veranstaltungen noch besser planen zu können. Doch der Aufwand einer gut strukturierten und nachhaltigen Bilddokumentation wird unterschätzt. Mit der App Marktgalerie bietet Marktmeister Pro nun eine neue Funktion, welche Markt- und Eventplaner:innen eine schnelle und strukturierte Fotodokumentation ermöglicht.
Die Herausforderung des visuellen Veranstaltungsarchivs
Viele Markt- und Eventplaner:innen verzichten auf eine fotografische Dokumentation ihrer Veranstaltung. Der Grund? Es ist schlichtweg zu aufwändig! Und damit ist nicht das Fotografieren selbst gemeint, sondern vielmehr der nachfolgende Rattenschwanz: Die korrekte Zuordnung und Ablage gemachter Bilder!
Veranstalter:innen kennen es nur zu gut: Zum Festauftakt machen Sie unzählige Fotos der Geschäftsstände, die alle unsortiert und unbeschriftet im Fotoalbum ihres Smartphones landen. Die Folge: Sie haben eine riesige Sammlung von Bildern, die man kaum noch überblicken kann. Die aufgenommen Bilder müssen anschließend archiviert werden. Um hier den Überblick zu bewahren, müssen die Fotos in Ablageordner sortiert und strukturiert bezeichnet werden. Dieser Prozess erfordert eine akribische Genauigkeit und eine sorgfältige Organisation. In Zeiten von chronischem Personalmangel ist dieser Aufwand in der Regel nicht zu stemmen, sodass die Fotodokumentation im schlimmsten Fall wegfällt.
Die fotografische Dokumentation ist von unschätzbarem Wert
Dabei ist das genaue Dokumentieren von Fahrgeschäften und Attraktionen eine wichtige Investition in die Zukunft der Veranstaltung: Eine gute Fotodokumentation bietet nicht nur einen visuellen Überblick über den Standaufbau der einzelnen Attraktionen, sondern dient auch als wertvolle Referenz für Standorte, Sicherheitsmaßnahmen und ästhetische Details. Fragen wie zum Beispiel:
- „Wie lagen die Kabel?“,
- „Wo war die Tür des Geschäfts?“
- oder „War das Geschäft wirklich so attraktiv, wie auf den Bildern der Bewerbung?“
können mit einem Blick in die Fotodokumentation geklärt werden.
Das visuelle Archiv wird so zu einer wertvollen Quelle für künftige Planungen. Denn es ermöglicht den Veranstalter:innen, sich auf erfolgreiche Konzepte zu beziehen und gleichzeitig Schwachstellen zu identifizieren und zu optimieren. Zusätzlich beugt es Wissensverlust vor, der durch den Abgang oder Ruhestand von langjährigen Veranstaltungsverantwortlichen entstehen kann.
Marktgalerie erleichtert die Bilddokumentation
Mit der App Marktgalerie können Marktmeister-Pro-Nutzer:innen ihre Fotodokumentation nun leicht strukturieren: Die App übernimmt die Zuordnung und Beschriftung von Fotodateien und sorgt über eine Schnittstelle zu Marktmeister Pro für eine korrekte und schnelle Zuordnung zu den in Marktmeister Pro gespeicherten Geschäftsdaten. Marktmeister Pro wird so Plattform für ein zentrales Bildarchiv, auf das alle autorisierten Beteiligten jederzeit zugreifen können.
Und so funktionierts:
In Marktmeister Pro wird für jedes Geschäft, dass für eine Veranstaltung zugelassen wurde, ein individueller QR-Code erstellt, der automatisch auf dem Ausdruck der Standnummer erscheint. Die Standnummer wird wie gewohnt von den Schauteller:innen zur Veranstaltung am Geschäft angebracht.
Am Veranstaltungstag kann der/die zuständige Fotograf:in über die Marktgalerie-App den QR-Code scannen und erfasst somit das zugehörige Geschäft. Über ein vordefiniertes Kategorie-System kann gewählt werden, welche Art von Bild aufgenommen werden soll. Als Kategorien stehen Geschäft, Auslage, Dokumente oder Anschlüsse zur Verfügung – die wiederum in Unterkategorien spezifizierbar sind. Nach der Aufnahme speichert die App das Bild in einer individuellen Galerie je Geschäft, zu der jederzeit beliebig viele Bilder hinzugefügt werden können. Über eine Bibliothek können alle Geschäfte, die gescannt und fotografiert wurden, betrachtet werden. Fotos, die nicht gefallen, können gelöscht werden.
Eine Schnittstelle zu Marktmeister Pro ermöglicht es, die gemachten Fotos direkt mit den entsprechenden Geschäfts-Datensätzen in Marktmeister Pro zu verknüpfen: Alles, was der/die Planer:in dafür tun muss, ist das Smartphone via USB an den PC am Arbeitsplatz anzuschließen und den vordefinierten Ordner in den Import-Ordner von Marktmeister Pro zu kopieren. Marktmeister Pro erkennt die Fotos im Import-Ordner und sortiert diese automatisch den jeweiligen Geschäften zu. Die händische Zuordnung und Beschriftung entfällt!
Die zugeordneten und beschrifteten Bilder liegen hier nun für jede neue Planung abrufbereit.
Datensicherheit als Leitplanke bei der App-Entwicklung
Für eine maximale Datensicherheit wurde im Rahmen der App-Entwicklung unterschiedliche Maßnahmen ergriffen: So enthält der QR-Code keinerlei sensible Daten. Die Bilder selbst werden lokal auf dem jeweiligen Smartphone gespeichert. Für eine sichere Übertragung der Bilder an Marktmeister Pro, wird das Smartphone via USB an den lokalen Arbeitsplatzrechner verbunden. Für die App ist keine Internetverbindung notwendig.
Fazit: Schnell, strukturiert, nachhaltig
Mit der Marktgalerie bietet Marktmeister Pro eine weitere wichtige Funktion für eine erfolgreiche und sichere Marktplanung. Aktuell ist die App für Android-Nutzer verfügbar. Für mehr Informationen wenden Sie sich an Ihren Berater oder hier.
