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Mit dem richtigen Team zur erfolgreichen Einführung einer Onlinebewerbung

Sie sind für die Einführung einer Onlinebewerbung für Volksfeste oder Märkte verantwortlich? Dann gibt Ihnen der folgende Artikel einen Überblick, welche Parteien Teil Ihres Projektteams sein sollten.

Eine gute Teamaufstellung ist Basis für eine erfolgreiche Implementierung von digitalen Prozessen. Die Einführung einer Onlinebewerbung für Veranstaltungen ist dabei keine Ausnahme. Damit Sie für Ihr Projekt das passende Team zusammenstellen, sollten Sie sich über Ihr Projektziel bewusst werden und darauf achten, dass Verantwortungen klar verteilt sind: Wollen Sie ein rein schlankes Onlineformular erstellen oder schwebt Ihnen eine Bewerbungs-Website mit eigenem Nutzerbereich vor?  Je nachdem welche Art von Onlinebewerbungsprozess Sie sich vorstellen, variiert die Anzahl der benötigten Expert:innen.

An folgende Personen sollten Sie dabei denken:

1. Die Fachabteilung für Markt- und Festplanung

Die verantwortlichen Planer:innen von Volksfesten, Kirmessen, Weihnachtsmärkten und Co. sind die fachlichen Experten, wenn es um den Marktbewerbungsprozess geht. Um also erfolgreich einen Onlinebewerbungsprozess zu etablieren, müssen ihre Anforderungen und Wünsche berücksichtigt werden. Bei der Einführung eines digitalen Bewerbungsprozesses geht es schließlich vor allem um die Erleichterung ihres Arbeitsalltags. Setzen Sie sich daher unbedingt mit den Planer:innen bzw. der zuständigen Fachabteilung des Volksfestes, der Kirmes oder des Weihnachtsmarkt zusammen und verstehen Sie die gültige Marktordnung. Gehen Sie gemeinsam den aktuellen analogen Bewerbungsprozess durch.

Dieser gibt eine gute Grundlage für die spätere digitale Umsetzung. Halten Sie darüber hinaus Wünsche fest, die das analoge Prozedere bisher nicht abdeckt, jedoch vielleicht digital leicht implementiert werden können. Die Fachabteilung hat zudem die Kontakte zu den Schaustellerbetrieben, welche später die Onlinebewerbung ausfüllen werden. Auch deren Wünsche und Anforderungen sollten in der Entwicklung berücksichtigt werden.

2. Entwicklerteam für das Onlinebewerbungsformular

Für einen digitalen Bewerbungsprozess braucht es eine Plattform, auf der sich interessierte Schausteller:innen bewerben können. Diese sollte von einem Expertenteam entwickelt werden, welche die entsprechende Erfahrung in der Erstellung von Onlineanträgen mitbringen. So sollten folgende Kompetenzen im Entwickler-Team abgedeckt sein:

  • UX-Designer: UX steht für User Experience. UX-Designer beschäftigen sich mit der Nutzerfreundlichkeit (Usability) und deren Optimierung. Im Falle einer Onlinebewerbung sind sie dafür zuständig, dass die Formulareingabe für den Nutzer (also den Bewerbenden) reibungslos funktioniert. Gemeinsam mit dem Web-Developer (siehe unten) überlegen sie sich beispielsweise die Art von Feldern, die sie im Onlineformular benutzen möchten. Soll eine Abfrage als Freitext, Zahl oder als Auswahlmöglichkeit bereitstehen – all das liegt in ihrem Verantwortungsbereich. Zusätzlich überlegen sie sich bedingte Logiken, um Schaustellerbetrieben eine schnelle und bequeme Eingabe zu ermöglichen.
  • Web-Designer / UI Designer: Web bzw. UI-Designer (User Interface Designer) entwerfen das Layout der Seite. Sie legen ihr Augenmerk vor allem auf die Ästhetik und die Darstellung der Onlinebewerbungsseite. Sie achten auch darauf, dass sich das spätere Design in das allgemeine Erscheinungsbild der Stadt oder Kommune einfügt.
  • Copy-Writer: Wie der Name schon sagt, erstellen Copy-Writer die Texte für die Onlinebewerbung. Dabei geht es vor allem darum nicht nur ansprechend zu formulieren, sondern vor allem darum, ggf. erklärungsbedürftige Felder genau zu beschreiben, um so beim Bewerbenden keine Fragen bei der Eingabe offen zu lassen.
  • Web-Developer: Der Web-Developer ist für die technische Umsetzung zuständig. Er kümmert sich gemeinsam mit den verantwortlichen für die IT-Infrastruktur (siehe unten), wo die Website gehostet wird, über welche Domain sie verfügt und um die eigentliche Programmierung der Website. Zusätzlich sind Web-Developer dafür zuständig, in welcher Form die erfassten Daten übermittelt werden und wohin sie nach Absenden des Bewerbenden übermittelt werden.

3. Entwicklerteam für ein digitales Fachverfahren

Apropos digitale Weiterverarbeitung: Der digitale Antrag ist nur die halbe Miete. Denn schließlich müssen Bewerbungen nach Bewerbereingabe von der verantwortlichen Fachabteilung weiter bearbeitet werden. Denn was bringt Ihnen ein digitaler Datensatz, wenn dieser nun händisch weiterverarbeitet werden muss. Um Bewerbungsanträge medienbruchfrei zu verarbeiten, benötigen Sie einen Fachverfahrensanbieter wie Marktmeister Pro. Marktmeister Pro hält entsprechende Schnittstellen zu Onlinebewerbungen bereit. Gemeinsam mit den Web-Developern und den Verantwortlichen für die IT-Infrastruktur sorgen Fachverfahrenshersteller für eine reibungslose technische Übergabe der Bewerbungsdaten in eine Datenbank. Mittels einer Datenbank können sämtliche Bewerbungsdaten systematisch erfasst und für den weiteren Planungsprozess verarbeitet werden. So unterstützt das Fachverfahren das Bewerbungsmanagement, die grafische Planung sowie die Kommunikation mit den Schaustellerbetrieben sowie wichtigen Partnern.

4. IT-Abteilung der Stadt oder Kommune

Wenn Sie eine neuen digitalen Prozess in eine bestehende IT-Infrastruktur etablieren wollen, benötigen Sie die verantwortlichen Ansprechpartner:innen im eigenen Haus. Denn schließlich möchten Sie die Daten, die Sie erfassen, in eine sichere Umgebung senden und dort verwalten. Die zuständigen IT-Verantwortlichen kennen die geltenden Systemumgebungen Ihrer Stadt oder Kommune und die geltenden Datenschutzrichtlinien. Holen Sie daher dringend Ihre IT-Verantwortlichen mit an Bord und sorgen Sie für einen zeitnahen Austausch zwischen ihnen und den Entwickler:innen für Onlineformular und Fachverfahren. Achten Sie darauf, dass die Partner:innen ihre Systemanforderungen teilen und diese von den IT-Spezialist:innen geprüft werden. So sollte einer reibungslosen Integration nichts im Wege stehen.

Fazit: So gelingt die richtige Teamzusammenstellung

Mit den richtigen Personen und einer klaren Aufgabenverteilung steht einer guten Projektarbeit nichts im Wege. In der Praxis kann es durchaus vorkommen, dass bestimmte Kompetenzen von ein und derselben Person ausgeübt werden. So ist weniger die Anzahl unterschiedlicher Personen entscheidend, sondern mehr die Abdeckung wichtiger Kompetenzen. Sind die benötigten Kompetenzen nicht intern verfügbar, kann es sinnvoll sein, sich externe Hilfe zu suchen. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu Marktmeister Pro auf und sprechen Sie mit uns über Ihr Vorhaben. Gerne teilen wir mit Ihnen unsere Erfahrung in der Einführung von digitalen Bewerbungsprozessen für Volkfeste und Märkte und unterstützen Ihr Projekt.

Nur mit einem guten Teamsetup gelingt eine reibungslose Einführung einer Onlinebewerbung. Quelle: Merakist
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