En tant qu’outil de planification des kermesses numéro 1, Marktmeister Pro prend en charge les interfaces vers les formulaires de candidature en ligne et facilite ainsi la gestion des candidatures tant pour les forains que pour les organisateurs d’événements.
L’interaction avec les autorités doit devenir plus numérique. C’est ce que prévoit la loi sur l’amélioration de l’accès en ligne aux prestations administratives(Onlinezugangsgesetz OZG). Elle oblige ainsi l’État fédéral, les Länder et les communes à proposer leurs services administratifs sous forme numérique d’ici la fin de l’année 2022. La procédure de candidature pour les fêtes populaires, les marchés de Noël et autres constitue une telle prestation administrative municipale. Les planificateurs responsables sont donc eux aussi confrontés au défi de la numérisation.
Les formulaires de candidature en ligne constituent un moyen optimal de répondre à ces exigences en matière de planification du marché et de la fête. Ils permettent aux forains de poser leur candidature directement sur le site web de l’organisateur. Marktmeister Pro propose désormais une interface vers de tels formulaires de candidature en ligne. Ainsi, les organisateurs de fêtes populaires font passer leur processus de candidature analogique au numérique en toute simplicité.
Le processus de candidature analogique : un investissement en temps et en argent qui comporte des risques
Le déroulement d’une candidature en ligne est similaire à celui d’une candidature analogique : La première étape consiste à faire connaître l’événement, généralement par le biais d’une annonce dans des revues spécialisées ou d’informations sur le site Internet de l’organisateur. Outre le délai de candidature, les conditions de candidature y sont également publiées. Les candidats établissent leur dossier de candidature sur la base des conditions de candidature. Dans l’idéal, on leur donne ici un formulaire qu’ils remplissent à la main. Mais malheureusement, il arrive encore que la procédure de candidature se fasse de manière totalement informelle. Le grand risque est que dans la multitude de candidatures qu’un forain effectue, il peut toujours y avoir des erreurs de saisie ou que les dossiers ne soient pas complets. En effet, pour s’assurer que les candidatures parviennent à l’organisateur dans les délais, le candidat doit les envoyer par courrier recommandé ou même les apporter en personne.
Du côté du planificateur de marché, la saisie manuelle des candidatures entraîne également un énorme investissement en temps ainsi qu’un risque d’erreur accru. Ainsi, pour chaque candidature, le planificateur responsable doit non seulement vérifier le cachet de la poste à des fins de délai de réception, mais aussi vérifier que les documents sont complets. Pour les candidats connus, le système vérifie en outre si les données reçues correspondent aux données passées ou s’il y a des changements. Là encore, la pratique montre que des erreurs de comparaison surviennent régulièrement dans l’abondance des candidatures, ce qui peut entraîner des frustrations du côté des planificateurs de marché et des candidats. Dans le pire des cas, ces erreurs ont même une influence directe sur la sécurité de l’événement, par exemple lorsque les dimensions des manèges sont mal indiquées ou que les sources de risque comme le gaz ne sont pas visibles.
Le processus de candidature numérique facilite la candidature des entreprises foraines
Grâce à un formulaire de candidature numérique, les forains ont désormais la possibilité de postuler directement sur le site web. Ici, le temps consacré à la candidature ainsi que le risque d’erreur de saisie sont considérablement réduits. Le formulaire guide le candidat pas à pas dans le processus de candidature. Grâce aux données obligatoires sans lesquelles le formulaire ne peut pas être envoyé, il est garanti qu’aucune information ne peut être oubliée par inadvertance. Des informations supplémentaires telles que des brochures et des photos du candidat peuvent même être téléchargées via un upload et trouver le chemin numérique vers le planificateur de marché. Dès que le candidat a envoyé le formulaire, celui-ci atterrit automatiquement auprès de l’autorité compétente. Le candidat reçoit un accusé de réception avec l’ID de candidature correspondant et peut être sûr que sa candidature a bien été reçue.
Après la date limite de candidature, le planificateur de marché peut accéder à un dossier de candidature numérique qu’il doit maintenant traiter. Grâce à Marktmeister Pro, il n’a plus besoin de les vérifier manuellement un par un, mais est directement assisté par le logiciel :
La vérification automatique des données des candidats assure une plus grande sécurité dans la planification du marché
Grâce à une interface, la candidature numérique est importée dans Marktmeister Pro sans rupture de média. Le système vérifie automatiquement si la candidature a été reçue dans les délais. De plus, le logiciel indique directement s’il s’agit d’une nouvelle entreprise ou si le candidat est déjà connu. Si le candidat est connu, le logiciel pour le planificateur de marché contrôle s’il y a des différences dans les données entre les données de candidature passées et les données actuelles. Les différences sont directement visibles en couleur et peuvent désormais être examinées avec précision par le planificateur de marché. Cette procédure permet de corriger directement les erreurs de saisie et d’assurer une meilleure qualité de planification.
L’ID de candidature individuelle assure une vue d’ensemble de la planification
Grâce à l’ID de candidature qui est attribué individuellement à chaque candidature reçue, les candidatures peuvent être retrouvées directement dans Marktmeister Pro. Ainsi, si le candidat a des questions à poser à l’organisateur, il peut le contacter à tout moment en indiquant son ID et le planificateur du marché ne perd pas de temps pour pouvoir attribuer l’appel. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de faciliter la communication entre les deux parties.
Transition vers une planification numérique du marché
Avec l’implémentation de l’interface, les organisateurs font un pas important vers la planification numérique des marchés et créent ainsi pour eux-mêmes et pour les candidats un processus de planification plus sûr et plus efficace. Ils ont ainsi plus de temps à consacrer à l’essentiel : planifier une fête populaire avec du cœur ! Pour plus d’informations sur l’interface, contactez votre conseiller Marktmeister Pro.
