Als de nummer 1 beursplanningstool ondersteunt Marktmeister Pro interfaces met online aanvraagformulieren, waardoor het beheer van aanvragen eenvoudiger wordt voor zowel showmannen als evenementenplanners.
De interactie met de overheid wordt meer digitaal. Daarin voorziet de Wet verbetering online toegang bestuurlijke dienstverlening(Wet online toegang OZG). Het verplicht de federale, staats- en lokale overheden om hun administratieve diensten tegen eind 2022 digitaal aan te bieden. De aanvraagprocedure voor volksfeesten, kerstmarkten en dergelijke is zo’n gemeentelijke administratieve dienst. De verantwoordelijke planners staan dus ook voor de uitdaging om digitaler te worden.
Online aanvraagformulieren zijn een optimale manier om aan deze eisen te voldoen bij de planning van markten en festivals. Deze stellen showmannen in staat zich rechtstreeks op de website van de organisator aan te melden. Marktmeister Pro biedt nu een interface voor dergelijke online aanvraagformulieren. Zo brengen folkfestivalplanners hun analoge aanvraagprocedure gemakkelijk op het digitale spoor.
De analoge aanvraagprocedure: een tijdrovende en financiële investering met risico’s
De procedure voor een online aanvraag is vergelijkbaar met die voor een analoge aanvraag: De eerste stap is het bekendmaken van het evenement, meestal via een advertentie in vakbladen of informatie op de website van de organisator. Naast de uiterste termijn voor het indienen van aanvragen worden hier ook de aanvraagvoorwaarden gepubliceerd. De aanvragers stellen hun aanvraagdocumenten op aan de hand van de aanvraagvoorwaarden. Idealiter krijgen ze een formulier om met de hand in te vullen. Maar helaas komt het nog steeds voor dat de aanvraagprocedure volledig informeel is. Het grote risico hier: in de overvloed van de vele aanvragen die een showman doet, kunnen er altijd invoerfouten zijn of dat de documenten niet volledig worden ingediend. Bovendien maakt de aanvrager zowel tijd als financiële kosten: om ervoor te zorgen dat de aanvragen tijdig door de organisator worden ontvangen, moet hij ze aangetekend versturen of zelfs persoonlijk brengen.
Ook aan de kant van de marktplanner leidt de handmatige invoer van aanvragen tot een enorme tijdsinvestering en een verhoogd foutenrisico. Voor elke aanvraag moet de verantwoordelijke planner dus niet alleen het poststempel controleren met het oog op de ontvangsttermijn, maar ook de documenten op volledigheid controleren. Bij bekende aanvragers wordt aanvullend gecontroleerd of de ontvangen gegevens overeenkomen met gegevens uit het verleden en of er wijzigingen zijn opgetreden. Ook hier heeft de praktijk uitgewezen dat er steeds weer overeenstemmingsfouten in de overvloed aan aanvragen voorkomen, wat tot frustratie bij de marktplanner en de aanvrager kan leiden. In het ergste geval hebben deze fouten zelfs directe gevolgen voor de veiligheid van het evenement, bijvoorbeeld als de afmetingen van de attractie verkeerd zijn gespecificeerd of als risicobronnen zoals gas niet zichtbaar zijn.
De digitale sollicitatieprocedure maakt het voor showbedrijven gemakkelijker om te solliciteren
Met behulp van een digitaal aanvraagformulier kunnen showmannen nu rechtstreeks op de website solliciteren. Hier wordt de tijd die nodig is voor de aanvraag en het risico van onjuiste invoer aanzienlijk verminderd. Het formulier leidt de aanvrager stap voor stap door de aanvraagprocedure. Dankzij de verplichte informatie, zonder welke het formulier niet kan worden ingediend, wordt ervoor gezorgd dat geen enkele informatie per ongeluk kan worden vergeten. Via een upload kan zelfs aanvullende informatie zoals brochures en foto’s van de aanvrager worden geüpload en digitaal hun weg vinden naar de marktplanner. Zodra de aanvrager het formulier heeft verzonden, komt het automatisch bij de bevoegde autoriteit terecht. De aanvrager ontvangt een ontvangstbevestiging met de bijbehorende aanvraag-ID en kan erop vertrouwen dat de aanvraag veilig is ontvangen.
Na de aanvraagdeadline heeft de marktplanner toegang tot een digitaal dossier van de aanvrager, dat hij nu moet verwerken. Dankzij Marktmeister Pro hoeft hij ze nu echter niet allemaal handmatig te controleren, maar wordt hij direct ondersteund door de software:
Automatische verificatie van gegevens van aanvragers biedt meer zekerheid bij de marktplanning
Via een interface wordt de digitale applicatie zonder mediapauze in Marktmeister Pro geïmporteerd. Het systeem controleert automatisch of de aanvraag op tijd is ontvangen. Bovendien geeft de software direct aan of het bedrijf nieuw is of dat de aanvrager al bekend is. Als de aanvrager bekend is, controleert de marktplanner software of er verschillen zijn in de gegevens tussen de eerdere aanvraaggegevens en de huidige. Verschillen worden direct zichtbaar in kleur en kunnen nu nauwkeurig door de marktplanner worden gecontroleerd. Door deze procedure kunnen invoerfouten direct worden gecorrigeerd en kan een hogere planningskwaliteit worden gewaarborgd.
Individuele aanvraag ID geeft overzicht planning
Aan de hand van de applicatie-ID, die aan elke ontvangen applicatie individueel wordt toegekend, kunnen applicaties direct in Marktmeister Pro worden gelokaliseerd. Dus als de aanvrager vragen heeft voor de organisator, kan hij op elk moment bellen met zijn ID en de marktplanner verliest geen tijd om de beller toe te wijzen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vergemakkelijkt ook de communicatie tussen beide partijen.
Overgang naar digitale marktplanning
Met de implementatie van de interface zetten organisatoren een belangrijke stap naar digitale marktplanning en creëren zo een veiliger en efficiënter planningsproces voor henzelf en de aanvragers. Zo houden ze meer tijd over voor de essentiële dingen: het plannen van een Volkfest met hart! Neem voor meer informatie over de interface contact op met uw Marktmeister Pro adviseur.
