Als Kirmesplanungstool Nummer 1 unterstützt Marktmeister Pro Schnittstellen zu Online-Bewerbungsformularen und erleichtert so Schaustellern und Veranstaltungsplanern gleichermaßen das Bewerbungsmanagement.
Die Interaktion mit den Behörden soll digitaler werden. So sieht es das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz OZG) vor. Es verpflichtet damit Bund, Länder und Kommunen bis Ende des Jahres 2022 ihre Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Das Bewerberverfahren für Volksfeste, Weihnachtsmärkte und Co. stellt eine solche städtische Verwaltungsleistung dar. Somit stehen auch die verantwortlichen Planer vor der Herausforderung, digitaler zu werden.
Eine optimale Möglichkeit, diesen Anforderungen in der Markt- und Festplanung gerecht zu werden, sind Online-Bewerberformulare. Diese ermöglichen es Schaustellern, sich direkt auf der Website des Veranstalters zu bewerben. Marktmeister Pro bietet jetzt eine Schnittstelle zu solchen Online-Bewerbungsformularen. So bringen Volksfestplaner ihren analogen Bewerberprozess ganz einfach auf die digitale Spur.
Der analoge Bewerberprozess: Ein zeitlicher und finanzieller Aufwand mit Risiko
Dabei ist der Ablauf einer Online-Bewerbung ähnlich wie bei einer analogen: Der erste Schritt ist die Bekanntmachung der Veranstaltung, in Regel durch eine Ausschreibung in Fachzeitschriften oder Informationen auf der Homepage des Veranstalters. Hier werden neben der Bewerbungsfrist auch Bewerbungsbedingungen veröffentlicht. Die Bewerber erstellen aufgrund der Bewerbungsbedingungen ihre Bewerbungsunterlagen. Im Idealfall wird ihnen hier ein Vordruck an die Hand gegeben, den sie händisch ausfüllen. Aber leider kommt es auch immer noch vor, dass das Bewerberverfahren völlig formlos geschieht. Das große Risiko dabei: In der Fülle der vielen Bewerbungen, die ein Schausteller tätigt, kann es immer wieder zu Eingabefehlern kommen oder, dass die Unterlagen nicht vollständig eingereicht werden. Zusätzlich entstehen für den Bewerber sowohl ein zeitlicher als auch finanzieller Aufwand: Denn um sicher zu gehen, dass Bewerbungen auch fristgerecht beim Veranstalter eingehen, muss der Bewerber diese per Einschreiben verschicken oder sogar persönlich vorbeibringen.
Auch auf der Seite des Marktplaners entstehen bei der manuellen Erfassung der Bewerbungen ein enormer zeitlicher Aufwand sowie ein erhöhtes Fehlerrisiko. So muss der verantwortliche Planer für jede Bewerbung nicht nur den Poststempel zwecks Eingangsfrist, sondern die Unterlagen auch auf ihre Vollständigkeit hin prüfen. Bei bekannten Bewerbern wird zusätzlich abgeglichen, ob die eingegangenen Daten mit vergangenen übereinstimmen oder ob es Änderungen gibt. Auch hier zeigt die Praxis: Immer wieder kommt es in der Fülle der Bewerbungen zu Abgleichsfehlern, die zu Frust auf Marktplaner- und Bewerberseite führen können. Im schlimmsten Fall haben diese Fehler sogar direkten Einfluss auf die Veranstaltungssicherheit, wenn beispielsweise Fahrgeschäftsgrößen falsch angegeben werden oder Risikoquellen wie Gas nicht ersichtlich sind.
Der digitale Bewerberprozess erleichtert Schaustellerbetrieben ihre Bewerbung
Mithilfe eines digitalen Bewerberformulars haben die Schausteller nun die Möglichkeit, sich direkt auf der Website zu bewerben. Hier wird der zeitliche Aufwand der Bewerbung sowie das Risiko der Falscheingabe erheblich reduziert. Das Formular leitet den Bewerber Schritt für Schritt durch den Bewerberprozess. Dank Pflichtangaben, ohne die das Formular nicht abschickbar ist, wird sichergestellt, dass keine Informationen versehentlich vergessen werden können. Über einen Upload können sogar zusätzliche Informationen wie Broschüren und Bilder des Bewerbers hochgeladen werden und finden den digitalen Weg zum Marktplaner. Sobald der Bewerber das Formular verschickt hat, landet diese automatisch bei der zuständigen Behörde. Der Bewerber erhält eine Eingangsbestätigung mit entsprechender Bewerbungs-ID und kann beruhigt davon ausgehen, dass die Bewerbung sicher eingegangen ist.
Nach Ablauf der Bewerbungsfrist kann der Marktplaner auf einen digitalen Bewerberdatensatz zugreifen, den er nun bearbeiten muss. Dank Marktmeister Pro muss er diese jedoch nun nicht alle einzeln manuell prüfen, sondern wird direkt durch die Software unterstützt:
Automatische Überprüfung von Bewerberdaten sorgt für mehr Sicherheit in der Marktplanung
Mittels Schnittstelle wird die digitale Bewerbung ohne medialen Bruch in Marktmeister Pro importiert. Es wird dabei automaisch überprüft, ob die Bewerbung fristgerecht eingegangen ist. Weiter gibt die Software direkt an, ob es sich um einen neuen Betrieb handelt oder ob der Bewerber bereits bekannt ist. Ist der Bewerber bekannt, kontrolliert die Software für den Marktplaner, ob es Unterschiede in den Angaben zwischen den vergangenen Bewerbungsangaben und den aktuellen gibt. Unterschiede werden direkt farblich sichtbar und können nun genau vom Marktplaner geprüft werden. Durch dieses Verfahren können Eingabefehler direkt behoben und eine höhere Planungsqualität gesichert werden.
Individuelle Bewerbungs-ID sorgt für Planungsübersicht
Mittels Bewerbungs-ID, die jeder eingegangenen Bewerbung individuell zugeordnet wird, können Bewerbungen direkt in Marktmeister Pro ausfindig gemacht werden. Sollte der Bewerber also Fragen an den Veranstalter haben, kann er sich mit Angabe der ID jederzeit melden und der Marktplaner verliert keine Zeit, den Anrufer zuordnen zu können. Das spart nicht nur Zeit, sondern erleichtert auch die Kommunikation zwischen beiden Seiten.
Übergang in eine digitale Marktplanung
Mit der Schnittstellen-Implementierung gehen Veranstalter einen wichtigen Schritt Richtung digitaler Markplanung und schaffen somit für sich und Bewerber eines sichereren und effizienteren Planprozess. So bleibt ihnen mehr Zeit für die wesentlichen Dinge: Ein Volkfestfest mit Herz zu planen! Für mehr Informationen zur Schnittstelle kontaktieren Sie Ihren Marktmeister Pro-Berater.
