Bent u verantwoordelijk voor de invoering van een online applicatie voor volksfeesten of markten? Dan geeft het volgende artikel u een overzicht van welke partijen deel moeten uitmaken van uw projectteam.
Een goede teamopstelling is de basis voor een succesvolle implementatie van digitale processen. De invoering van een online applicatie voor evenementen is daarop geen uitzondering. Om het juiste team voor je project samen te stellen, moet je je bewust zijn van het doel van je project en ervoor zorgen dat de verantwoordelijkheden duidelijk verdeeld zijn: Wil je een puur gestroomlijnd online formulier maken of heb je een applicatiewebsite met een eigen gebruikersgedeelte in gedachten? Afhankelijk van het soort online proces dat u voor ogen hebt, zal het aantal vereiste deskundigen variëren.
Je moet aan de volgende mensen denken:
1. de gespecialiseerde dienst voor markt- en festivalplanning
De planners die verantwoordelijk zijn voor volksfeesten, kermissen, kerstmarkten en dergelijke zijn de technische experts als het gaat om het aanvragen van markten. Om met succes een online sollicitatieprocedure op te zetten, moet dus rekening worden gehouden met uw eisen en wensen. De invoering van een digitaal sollicitatieproces is immers vooral bedoeld om hun dagelijks werk gemakkelijker te maken. Zorg er daarom voor dat u met de planners van het volksfeest, de kermis of de kerstmarkt om de tafel gaat zitten en inzicht krijgt in de toepasselijke marktvoorschriften. Neem samen de huidige analoge aanvraagprocedure door.
Dit vormt een goede basis voor de latere digitale uitvoering. Daarnaast worden wensen opgenomen die de analoge procedure nog niet dekt, maar die wellicht gemakkelijk digitaal kunnen worden uitgevoerd. De gespecialiseerde afdeling heeft ook de contacten met de bedrijven van de showman, die later de online aanvraag zullen invullen. Bij de ontwikkeling moet ook rekening worden gehouden met hun wensen en eisen.
2. ontwikkelingsteam voor het online sollicitatieformulier
Voor een digitale sollicitatieprocedure is een platform nodig waarop geïnteresseerde showmannen en -vrouwen kunnen solliciteren. Deze moet worden ontwikkeld door een team van deskundigen die de relevante ervaring hebben met het opstellen van online-toepassingen. De volgende competenties moeten in het ontwikkelingsteam aanwezig zijn:
- UX designer: UX staat voor user experience. UX-ontwerpers houden zich bezig met gebruiksvriendelijkheid (usability) en de optimalisering daarvan. In het geval van een online aanvraag zijn zij er verantwoordelijk voor dat de invoer van het formulier goed verloopt voor de gebruiker (d.w.z. de aanvrager). Samen met de webontwikkelaar (zie hieronder) denken zij bijvoorbeeld na over het soort velden dat zij in het online formulier willen gebruiken. Mocht een vraag beschikbaar zijn als vrije tekst, als nummer of als selectieoptie – dit alles is uw verantwoordelijkheid. Bovendien overwegen zij een voorwaardelijke logica om snel en gemakkelijk karkassen te kunnen invoeren.
- Webdesigners / UI-ontwerpers: Web- of UI-ontwerpers (User Interface Designers) ontwerpen de lay-out van de pagina. Zij besteden bijzondere aandacht aan de esthetiek en de presentatie van de online sollicitatiepagina. Zij zorgen er ook voor dat het latere ontwerp past in het algemene aanzien van de stad of gemeente.
- Copy-writers: Zoals de naam al aangeeft, maken copy-writers de teksten voor online applicaties. Het gaat er hier niet alleen om de aanvraag op een aantrekkelijke manier te formuleren, maar ook om alle velden die mogelijk uitleg behoeven nauwkeurig te beschrijven, zodat de aanvrager bij het invoeren van de aanvraag geen vragen onbeantwoord laat.
- Webontwikkelaar: De webontwikkelaar is verantwoordelijk voor de technische uitvoering. Samen met degenen die verantwoordelijk zijn voor de IT-infrastructuur (zie hieronder), zorgt hij ervoor waar de website wordt gehost, welk domein het heeft en de feitelijke programmering van de website. Bovendien zijn webontwikkelaars verantwoordelijk voor de vorm waarin de verzamelde gegevens worden doorgegeven en waar ze naartoe worden gestuurd nadat de aanvrager ze heeft ingediend.
3. ontwikkelingsteam voor een digitale specialistische procedure
Over digitale verwerking gesproken: De digitale toepassing is slechts de helft van het werk. De aanvragen moeten immers door de bevoegde dienst worden behandeld zodra ze zijn ingediend. Wat heb je immers aan een digitale dataset als die handmatig moet worden verwerkt? Om aanvragen zonder mediaonderbreking te verwerken, heeft u een gespecialiseerde procesleverancier zoals Marktmeister Pro nodig. Marktmeister Pro biedt overeenkomstige interfaces voor online toepassingen. Samen met de webontwikkelaars en de verantwoordelijken voor de IT-infrastructuur zorgen gespecialiseerde procesmakers voor een vlotte technische overdracht van de toepassingsgegevens in een database. Door middel van een databank kunnen alle toepassingsgegevens systematisch worden geregistreerd en verwerkt voor het verdere planningsproces. De gespecialiseerde procedure ondersteunt het aanvraagbeheer, de grafische planning en de communicatie met de beursbedrijven en belangrijke partners.
4. IT-afdeling van de stad of gemeente
Als u een nieuw digitaal proces wilt opzetten in een bestaande IT-infrastructuur, moet u de verantwoordelijke contactpersonen in huis hebben. U wilt de gegevens die u verzamelt immers naar een beveiligde omgeving sturen en daar beheren. De verantwoordelijke IT-functionarissen kennen de toepasselijke systeemomgevingen van uw stad of gemeente en de toepasselijke richtsnoeren inzake gegevensbescherming. Haal daarom dringend uw IT-managers aan boord en zorg voor een tijdige uitwisseling tussen hen en de ontwikkelaars voor online formulieren en gespecialiseerde procedures. Zorg ervoor dat de partners hun systeemvereisten delen en dat deze door uw IT-specialisten worden gecontroleerd. Niets mag dus een vlotte integratie in de weg staan.
Conclusie: Hoe stelt u het juiste team samen?
Met de juiste mensen en een duidelijke taakverdeling staat niets goed projectwerk in de weg. In de praktijk kan het voorkomen dat bepaalde bevoegdheden door een en dezelfde persoon worden uitgeoefend. Het is dus niet zozeer het aantal verschillende personen dat bepalend is, maar meer de dekking van belangrijke bevoegdheden. Indien de vereiste competenties intern niet beschikbaar zijn, kan het zinvol zijn externe hulp in te roepen. Neem nu contact op met Marktmeister Pro en praat met ons over uw project. Wij delen graag onze ervaring met de implementatie van digitale aanvraagprocessen voor volksfeesten en markten met u en ondersteunen uw project.
