Of het nu gaat om een weekmarkt, kermis, volksfeest, kerstmarkt of stadsevenement – grote publieksevenementen verrijken het sociale, culturele en economische leven van een stad enorm. De verantwoordelijkheid voor een aantrekkelijke gemeentelijke evenementenkalender ligt meestal bij de verantwoordelijke medewerkers van het marktbestuur, de citymarketing of het stadsmanagement. Het volgende artikel laat zien met welke taken de organisatoren worden geconfronteerd, aan welke eisen zij moeten voldoen en hoe het moderne dagelijkse leven in de marktplanning eruit ziet.
Een beroep met traditie
De persoon die verantwoordelijk is voor kermissen en weekmarkten in een stad wordt traditioneel een marktmeester genoemd. De oorsprong van dit beroep gaat – net als de geschiedenis van de huidige weekmarkten en braderieën – terug tot de Middeleeuwen. Toen al omvatte het beroep de organisatie van en het toezicht op markten. Markten waren het centrum van communicatie en een van de belangrijkste handelsplaatsen in die tijd. Net als nu waren de marktmeesters van toen in de eerste plaats verantwoordelijk voor het aantrekkelijk maken van hun markten met een gevarieerd aanbod van producten, het reguleren van de handel op de markt en het toezien op een goede gang van zaken.
Tegenwoordig wordt het beroep van “marktmeester” ook wel eventmanager voor grote publieksevenementen genoemd. Zoals voorheen zijn de verantwoordelijke planners verantwoordelijk voor een aantrekkelijk evenement met inachtneming van de geldende marktvoorschriften. Maar net als veel andere oude functieprofielen is het taakgeld van de marktmeester in de loop der jaren sterk veranderd en veel complexer geworden. Tegenwoordig zijn marktmeesters en evenementmanagers van grote openbare evenementen verantwoordelijk voor het ontwerp, de planning en de uitvoering van stedelijke evenementen. Dit omvat het organiseren van traditionele evenementen, maar ook nieuwe ideeën voor openbare evenementen.
Registratie en beheer van aanvraagdocumenten
Een belangrijk verantwoordelijkheidsgebied is het beheer van de aanvragen van organisatoren en exposanten. Dit omvat:
- de openbare aanbesteding voor de toewijzing van plaatsen,
- de gestructureerde verzameling van gegevens van aanvragers,
- de selectie van de voeders,
- de organisatie van opnames en annuleringen,
- en het administratieve beheer van aankondigingen, contracten en facturen in overeenstemming met de toepasselijke vergoedingsverordeningen.
Vooral de laatste jaren is gebleken dat marktmeesters steeds meer rekening houden met hun selectieproces door uniforme evaluatiecriteria vast te stellen en de selectie van sollicitanten daarop te baseren. Tegelijkertijd neemt het belang van duurzame aspecten in het selectieproces steeds meer toe. Ook op het gebied van registratie is er vooral in het recente verleden veel veranderd: zo wordt de mogelijkheid voor aanvragers om zich online aan te melden voor een evenement steeds meer ingeburgerd (niet in de laatste plaats dankzij de OSZ).
Ontwerp van het programma van het evenement
Bovendien organiseren marktmeesters en event managers van grote publieksevenementen niet alleen het “wie?” maar ook het “waar?” en “hoe?” van hun evenement. Zij ontwerpen het grafische plan en zijn verantwoordelijk voor de toewijzing van parkeerplaatsen. Daarbij moeten zij de plaatselijke omstandigheden precies kennen en letten op allerlei planningsdetails, zoals vlucht- en reddingsroutes, elektriciteits- en wateraansluitingen, gevarenzones, verkeersnetwerken, bezoekersstromen en nog veel meer.
Met name het thema evenementenveiligheid is de laatste jaren door tragische gebeurtenissen steeds meer in het middelpunt van de belangstelling komen te staan en wordt meestal zorgvuldig gepland in samenwerking met andere verkeers- en veiligheidsdeskundigen. Sinds Corona is ook de ontwikkeling van hygiëneconcepten een werkterrein waarmee marktmeesters en managers van grote publieksevenementen rekening houden. Vanwege de hoge eisen die aan een nauwkeurig grafisch plan worden gesteld, werken marktmeesters en eventmanagers hier met computerondersteunde plannen op ware grootte.
Het organisatieproces voor, tijdens en na het evenement
Een ander belangrijk taakaspect van marktmeesters en evenementmanagers van grote openbare evenementen is het vlotte en veilige verloop van het evenement zelf. Zowel voor, tijdens als na het evenement is er vraag naar uw functie als schakel naar alle betrokken partners. Zij zorgen ervoor dat degenen die verantwoordelijk zijn voor de veiligheid over de voor hen relevante informatie beschikken, werken nauw samen met de regelgevende, verkeers- en veiligheidsautoriteiten en zijn het eerste aanspreekpunt voor andere dienstverleners en leveranciers op de locatie. Zij verstrekken informatie aan de pers en zijn natuurlijk ook ter plaatse op de dag van het evenement.
Geschikte kandidaten voor het beroep van “marktmeester” zijn gestructureerd, georganiseerd en kunnen onder druk werken.
Marktmeesters en evenementmanagers van een groot publieksevenement hebben meestal een afgeronde opleiding in de evenementensector of op het gebied van openbaar bestuur. Om in dit beroep succesvol te zijn, kunnen verschillende vaardigheden een voordeel zijn – leiderschap, flexibiliteit en communicatievaardigheden zijn in deze baan veel gevraagd. Naast organisatorische en commerciële vaardigheden bieden PR en marketingexpertise nog andere voordelen. Doorzettingsvermogen en een betrouwbare manier van werken zijn andere kwaliteiten die een carrière in dit beroep ondersteunen. Essentieel voor een succesvolle marktmeester en evenementmanager van grote publieksevenementen is vooral dat hij altijd het overzicht behoudt om de complexe uitdagingen van de afzonderlijke taakonderdelen het hoofd te bieden.
Daarom vertrouwen veel succesvolle marktplanners: binnen op het gebruik van een speciaal voor marktplanning ontworpen procedure, zoals Marktmeister Pro. Als software voor marktplanning is Marktmeister Pro afgestemd op de individuele werkterreinen van marktmeesters en eventmanagers van grote publieksevenementen en ondersteunt het gehele planningsproces van aanvraaginvoer en administratie, via visuele plannen, tot ondersteuning van het organisatieproces.
De stap naar een moderne marktplanning
De taakomschrijving van de marktmeester zal in de toekomst blijven veranderen. Daarom is het des te belangrijker te vertrouwen op een gespecialiseerde procedure die zich aanpast aan de individuele planningsbehoeften. Als u meer vragen heeft over moderne marktplanning of ondersteuning nodig heeft bij het moderniseren van uw planningsproces, neem dan contact met ons op. Onze adviseurs beantwoorden graag uw vragen, geven u meer informatie of regelen een demo-afspraak.
